Samarbejdsaftale med Vilsted Idrætsforening

Baggrund

Dansk Politihundeforening har givet tilladelse til, at der oprettes en lokal Politihundeafdeling i Vesthimmerland, herefter benævnt PH Vesthimmerland, med hjemsted på Ranumvej 31 i Vilsted. Lokale kræfter har gennem efteråret 2020 arbejdet på at etablere en samarbejdsform, der giver PH Vesthimmerland mulighed for at anvende de faciliteter, som ejes og drives af Vilsted Idrætsforening, herefter benævnt VIF.  De to foreninger er ikke organisatorisk forbundet, ligesom der heller ikke udveksles registeroplysninger.

Anvendelse af VIF’s faciliteter

Aftalen vedrører udelukkende følgende faciliteter: Klubhuset, boldbaner, 1 petanquebane, 1 afgrænset græsareal ved siden af petanquebanerne. Klubhus og græsarealer bliver vedligeholdt via VIF. PH Vesthimmerland skal renholde 1 petanquebane for ukrudt, ligesom det forventes, at der efter aftale deltages i arbejdsdage i et vist omfang med vedligeholdelse af klubhus m.m.

Den bagvedliggende skov ejes af Vilsted Borgerforening og derfor er den ikke en del af aftalen. Det foranliggende naturområde, inklusiv Vilsted Sø, shelters og stisystem ejes af Åge V. Jensen Fonden og drives af Naturstyrelsen og er ligeledes heller ikke en del af aftalen.

Faciliteterne er til rådighed for PH Vesthimmerlands medlemmer i 46 onsdage fra 15-18 samt 46 søndage fra 13-17. Rådighedskalender fastlægges for et halvt år ad gangen.

Afvigelser fra planlagte dage kan blive nødvendigt på grund af f.eks VIF arrangementer, private arrangementer eller PH-arrangementer. Sådanne afvigelser skal helst aftales med et varsel på 14 dage.

Facilitetskort til medlemmer af PH Vesthimmerland

VIF udsteder et ”Facilitetskort” til de personer, der ønsker at blive medlem af PH Vesthimmerland. Facilitetskortet er personligt og erhverves for et kalenderår ad gangen mod indbetaling til Vilsted Idrætsforening. Prisen er aftalt til 200 kr. for kalenderåret 2021.

Facilitetskortet giver ret til hundetræning og anvendelse af aftalte faciliteter på de tidspunkter, som er aftalt mellem VIF og PH Vesthimmerland. Ved køb af facilitetskort bliver personen registreret som medlem i VIF Støtteforening og får herigennem mulighed for at leje klubhuset til privat arrangement.

Det er aftalt, at PH Vesthimmerlands kasserer skal kræve forevist dokumentation for betaling af facilitetskort, når et nyt medlem optages og herefter en gang om året for faste medlemmer.

Anvendelse af faciliteter til ad hoc arrangementer

Det er aftalt, at PH Vesthimmerland efter konkret aftale med VIF kan anvende faciliteterne til ad hoc arrangementer, såsom hvalpekurser, foredrag, konkurrencer, medlemsmøder mv. Afregning for ad hoc anvendelse sker efter aftale. For hvalpekurser i 2021 er det aftalt, at der afregnes som sponsorat med 10% af årets kursusgebyrer for hvalpehold.

For 2021 er der foreløbig aftalt at der kan holdes hvalpekursus 8 torsdage fra 10.30-12.00 og 8 søndage fra 10.30-12.00.

Anvendelse af faciliteter til ad hoc arrangementer

Det er aftalt, at PH Vesthimmerland efter konkret aftale med VIF kan anvende faciliteterne til ad hoc arrangementer, såsom hvalpekurser, foredrag, konkurrencer, medlemsmøder mv. Afregning for ad hoc anvendelse sker efter aftale. For hvalpekurser i 2021 er det aftalt, at der afregnes som sponsorat med 10% af årets kursusgebyrer for hvalpehold.

For 2021 er der foreløbig aftalt at der kan holdes hvalpekursus 8 torsdage fra 10.30-12.00 og 8 søndage fra 10.30-12.00.

Skiltning og adfærd

Når PH Vesthimmerland har træningsaktiviteter på Ranumvej 31, skal der opsættes skiltning 3 steder: Ved indkørsel til parkeringspladsen, ved shelter pladsen og ved cykelstien mod Ranum. Skiltene skal tages ned og sættes i klubhusets garagerum efter endt træning.

Idet træning foregår tæt ved offentlige stier, legepladser og skov forventes det at der udvises hensyn og velvilje overfor aktiviteter på de offentlige arealer.

Klubhuset skal forlades rent og pænt, der skal slukkes for lys/varme efter endt brug. Bygningen må ikke forlades med opvaskemaskine, ovn etc tændt. Hunde må ikke komme ind i klubhuset. Hunde efterladenskaber skal fjernes fra arealerne i plastpose og placeres i affaldskontainer.

På grund af covid 19 er toiletterne dedikeret til særlige brugergrupper. PH Vesthimmerland skal rengøre og anvende det toilet, der er skiltet med ”PH Vesthimmerland”. Toilettet skal holdes forsynet med håndklæder, sæbe og sprit til brug for PH Vesthimmerlands medlemmerne.    

Såfremt der sker skade på VIF faciliteter i forbindelse med træningsaktiviteter eller klubarrangementer er det PH Vesthimmerland, der er erstatningsansvarlig overfor VIF.

Kontaktpersoner, løbende samarbejde og evaluering

Der er et gensidigt ønske om at få et samarbejde etableret mellem de to foreninger, der bygger på respekt, tillid og åbenhed. VIF ser det som værdifuldt, hvis hundetræning kan blive en integreret aktivitet i det lokale miljø og ønsker derfor at give den nye PH Vesthimmerland en mulighed for at starte en forening op på lempelige økonomiske vilkår og i veletablerede rammer. Et løbende samarbejde, koordinering og afstemning af forventninger er derfor vigtigt.

Koordinering vedrørende anvendelse af faciliteter skal ske gennem de kontaktpersoner er er udpeget for henholdsvis PH Vesthimmerland og VIF. Det vil være ønskeligt for VIF om PH Vesthimmerlands kontaktperson har lokal forankring.

Investeringer der foretages i installationer/anlæg/bygning er alene VIF’s ejendom uagtet at PH Vesthimmerland har finansieret eller medfinansieret.

Det er aftalt, at samarbejdet og rammerne herfor evalueres formelt to gange om året, første gang i maj og anden gang i november måned med henblik på eventuel tilpasning af nærværende samarbejdsaftale.

Aftalen kan opsiges af begge parter med et varsel på 6 måneder. Opsigelse skal ske skriftligt.